Kinh nghiệm chọn văn phòng ảo

Văn phòng ảo là lựa chọn tối ưu chi phí hiệu quả. Nắm bắt được nhu cầu sử dụng dịch vụ, số lượng nhà cung cấp tại thành phố lớn cũng tăng tương ứng. Vì vậy, bạn cần đưa ra tiêu chuẩn tìm kiếm văn phòng giao dịch phù hợp với mục tiêu hướng đến. Dưới đây là một số tiêu chí giúp bạn tìm đơn vị và văn phòng ảo chất lượng. 

Chọn doanh nghiệp cung cấp văn phòng ảo uy tín

Có nhiều tiêu chí xác định đơn vị cung cấp có là lựa chọn đáng tin cậy. Bên cạnh tham khảo đánh giá từ người dùng, bạn cũng có thể tự xác định dựa trên những điểm sau:

Doanh nghiệp có cơ sở hoạt động rõ ràng

Nhiều người cho rằng, văn phòng ảo là mô hình cho thuê địa chỉ kinh doanh đơn thuần. Do đó, họ không quá để tâm đến cơ sở hoạt động của đơn vị cho thuê. 

Thực tế, doanh nghiệp nhận được nhiều hơn thế khi lựa chọn văn phòng ảo. Bạn có thể hẹn gặp khách hàng đến để đàm phán, thảo luận nếu chọn đơn vị cung cấp chất lượng. 

Thông tin minh bạch và nhất quán

Thông tin về các gói dịch vụ văn phòng ảo công khai minh bạch trên website hoặc fanpage của đơn vị cung cấp. Khi tìm kiếm văn phòng giao dịch, bạn cần có dữ liệu về:

• Các gói dịch vụ do đơn vị cung cấp;
• Giá cho từng gói dịch vụ;
• Tiện ích nhận được;
• Chính sách giảm giá, cách áp dụng cụ thể;
• Phương thức thanh toán;

Sau quá trình tham khảo trên website và nhận tư vấn bạn vẫn chưa được cung cấp thông tin này, hãy hỏi lại nhân viên hỗ trợ. Trường hợp các thông tin mập mờ, không rõ ràng, bạn có thể cân nhắc có nên lựa chọn đơn vị này hay không. 

Bạn cũng cần kiểm chứng thông tin trên website và được tư vấn giống hay khác nhau. Địa chỉ văn phòng được công bố với địa chỉ bạn được hẹn gặp có phải là một hay không? Nếu không trùng với địa chỉ trên website, nhân viên tư vấn có đưa ra lý do để giải thích đến bạn? 

Đội ngũ nhân sự thân thiện nhiệt tình

Đây là yếu tố phản ánh tính chuyên nghiệp của nhân viên cũng như doanh nghiệp. Nếu bạn được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình, nhân viên sẵn sàng giải đáp thắc mắc chi tiết và cặn kẽ, bạn có thể hiểu rõ hơn về gói dịch vụ mình hướng đến. Về sau, khi hợp tác cùng đơn vị, bạn cũng nhận được sự hỗ trợ tận tình tương tự. 

Ngược lại, nhân viên thái độ khó chịu, hách dịch thường khiến khách hàng ngại hỏi để nhận tư vấn. Khi đó, bạn không thể nắm rõ thông tin về dịch vụ mình muốn sử dụng. Khi lựa chọn đơn vị này, có những quyền lợi thuộc về bạn nhưng vì không được tư vấn rõ ràng nên bạn không tận dụng tối đa. Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình thuê văn phòng giao dịch, bạn cũng khó nhận được hỗ trợ tốt nhất. 

Chọn văn phòng ảo chất lượng

Không chỉ quan tâm đến đơn vị cung cấp, bạn cần chú ý đến chất lượng dịch vụ khi lựa chọn văn phòng ảo. Một số tiêu chí cần lưu ý để tìm được văn phòng đại diện thích hợp gồm:

Địa chỉ hoạt động

Tùy thuộc đối tượng khách hàng hướng đến và khu vực hoạt động, bạn có thể lựa chọn văn phòng ảo phù hợp. Đây không chỉ là địa chỉ đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện còn là địa điểm hẹn gặp khách. Do đó, hãy ưu tiên lựa chọn khu vực gần với nhóm khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. 

Tại các thành phố lớn như thành phố Hồ Chí Minh, hãy ưu tiên chọn văn phòng tại khu vực trung tâm như quận 1 để tạo ấn tượng với khách hàng. Việc di chuyển từ các quận khác trên địa bàn đến đây cũng khá thuận tiện và ngược lại. Chọn địa chỉ trung tâm giúp bạn nâng cấp hình ảnh doanh nghiệp sánh ngang với nhiều tập đoàn lớn. 

Tiện ích cung cấp

Mỗi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê sẽ hỗ trợ các tiện ích khác nhau cho đơn vị. Vì vậy, hãy xác định bạn mong muốn gì và lựa chọn văn phòng ảo phù hợp tương ứng. 

Đội ngũ hỗ trợ

Hãy xem xét văn phòng giao dịch bạn lựa chọn có bao gồm hỗ trợ IT, lễ tân, bảo vệ,… hay không. Đây là nhóm nhân sự cần có để văn phòng chuyên nghiệp. Khi hẹn khách đến trao đổi, lễ tân sẽ giúp bạn đón tiếp khách hàng tốt nhất. Đó là lý do nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị với văn phòng ảo với nhóm nhân sự hỗ trợ được đào tạo bài bản. 

Winplace – Lựa chọn chắp cánh thành công

Một trong những đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín được nhiều doanh nghiệp lựa chọn: Winplace. Do đó sử dụng dịch vụ tại đây là kinh nghiệm chọn thuê đơn vị chất lượng thường được khách hàng chia sẻ. Một số lý do sử dụng dịch vụ tại Winplace có thể kể đến như:

• Địa chỉ văn phòng trên đường Võ Thị Sáu, trung tâm Quận 1;
• Thông tin sản phẩm dịch vụ công khai, minh bạch, nhất quán;
• Hỗ trợ tiếp nhận, chuyển tiếp thư từ, cuộc gọi;
• Đội ngũ pháp lý hỗ trợ;
• Quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp;
• Văn phòng thiết kế đẹp mắt, sang trọng, hiện đại;
• Đầy đủ thiết bị, máy móc: máy in, photocopy, máy chiếu,…
• Có phòng họp, tiếp khách,… đảm bảo riêng tư bảo mật;
• Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, thành thạo ngoại ngữ.

Với kinh nghiệm chọn thuê đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo kể trên, chúng tôi hy vọng bạn đã có cách xác định văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu cần được tư vấn thêm về văn phòng ảo, liên hệ với Winplace để nhận được hỗ trợ tốt nhất.